흔히 벌어지는 일
정원 10명인 반의 명단이 11명이 된다.
여기서는
두 사람이 같은 순간에 마지막 자리를 신청해도 한 명만 들어갑니다. 자리를 다투는 길은 넷인데(신규 등록, 휴원 복귀, 재등록 이월, 정원 축소) 모두 같은 자물쇠를 지납니다.
설치 없이 브라우저로
상담 전화부터 강사료까지, 한 줄로 이어집니다.
반 기간에 학생을 앉히면 수강료 청구서가 나갑니다. 출결부를 저장하면 그 수업이 강사 시수가 됩니다. 납부 기한이 지나면 안내 문자가 결제 링크를 달고 나갑니다. 같은 내용을 두 번 옮겨 적는 자리가 없습니다.
원장·강사·학부모가 각자 다른 화면을 봅니다.
한 번 넣으면 여기까지
- 반 기간 등록자리를 잠그고
- 수강료 청구서등록과 동시에
- 출결부 저장결석 문자까지
- 강사 시수실제로 한 수업만
- 강사료확정하면 고정
한 달
학원의 한 달이 이 순서로 돕니다.
문의 전화를 받은 순간부터 퇴원한 학생의 개인정보를 파기하는 날까지, 중간에 다른 프로그램이나 엑셀로 갈아타는 자리가 없습니다.
- 1
상담
전화·방문·소개로 들어온 문의를 접수하고 연락 이력을 남깁니다. 유입 경로와 단계로 관리해 등록까지 이어 갑니다.
- 2
입과
상담을 학생으로 전환하면 학생과 보호자가 함께 만들어집니다. 사람과 집이 새로 생기는 유일한 길이라, 어디서 온 학생인지가 늘 남습니다.
- 3
등록
반의 이번 기간에 앉힙니다. 자리가 찼으면 대기자로 올리고, 자리가 나면 화면이 알려 줍니다.
저절로 수강료와 교재비 청구서가 만들어집니다
- 4
수업
시간표에서 그날 수업을 눌러 출결과 수업일지를 넣습니다. 휴강과 보강도 같은 자리에서 처리합니다.
저절로 결석 알림 문자가 출결 저장과 동시에 나갑니다
- 5
수납
현금으로 받든 카드로 받든 한 표에 쌓입니다. 납부 기한이 지나면 상태가 저절로 연체로 바뀝니다.
저절로 미납 안내 문자에 결제 링크가 붙어, 학부모가 로그인 없이 그 자리에서 냅니다
- 6
정산
실제로 열린 수업이 강사 시수가 되고, 시수에서 강사료가 나옵니다. 확정하면 금액과 근거를 찍어 두므로 지난달은 움직이지 않습니다.
- 7
재등록
명단째 다음 기간으로 넘기면 청구도 함께 넘어갑니다. 퇴원한 학생은 1년 뒤 개인정보 파기 목록에 오릅니다.
저절로 월간 리포트 링크가 매달 정한 날 학부모에게 나갑니다
왜 다른가
프로그램이 틀리는 자리는 정해져 있습니다.
틀린 숫자는 조용합니다. 화면 어디에도 빨간 글씨가 뜨지 않아서, 대개 몇 달 뒤 정산에서야 드러납니다. 아래 여섯은 학원 프로그램이 흔히 놓치는 자리입니다.
흔히 벌어지는 일
일부만 낸 집이 미납 목록에서 빠진다.
여기서는
20만원 중 10만원을 낸 집도 기한이 지나면 연체입니다. 청구 상태를 저장해 두지 않고 볼 때마다 다시 계산하기 때문입니다. 내다가 멈춘 집이 먼저 연락할 집입니다.
흔히 벌어지는 일
현금 5만원을 먼저 받았는데 문자로 보낸 20만원짜리 결제 링크가 살아 있어 25만원이 들어온다.
여기서는
돈이 움직일 때마다 살아 있는 결제 링크의 금액을 지금 받아야 할 금액과 맞춰 보고, 어긋난 링크는 결제사 쪽까지 닫습니다. 결제창 자체가 열리지 않습니다.
흔히 벌어지는 일
휴강한 날의 강사료가 나가고, 시간표에 없는 보강은 0원이 된다.
여기서는
시수는 시간표가 아니라 실제로 열린 수업의 시각으로 셉니다. 휴강은 빠지고 보강은 들어갑니다. 한 시간짜리와 두 시간짜리도 구분됩니다.
흔히 벌어지는 일
강사가 그만두어 반을 넘기면 가르치지도 않은 지난달 급여가 새 강사에게 붙는다.
여기서는
수업 한 회차마다 그날의 담당 강사를 적어 둡니다. 담당이 바뀌어도 지난달 시수는 움직이지 않습니다.
흔히 벌어지는 일
대시보드와 통계가 “지금 다니는 학생”을 서로 다르게 센다.
여기서는
출석률·활동 학생·매출·시수는 정의가 한 자리에 있고 모든 화면이 그것을 부릅니다. 대시보드와 통계와 엑셀이 같은 숫자를 말합니다.
세 화면
세 사람이 서로 다른 화면을 봅니다.
원장이 쓰는 화면에 강사와 학부모를 억지로 끼워 넣지 않았습니다. 셋이 각자 다른 화면을 열고, 각자에게 필요한 것만 봅니다.
원장 · 데스크
전부. 학원에서 일어나는 모든 일이 여기 모입니다.
- 상담과 학생·보호자
- 반, 반 기간, 시간표, 명단, 대기자
- 출결부와 수업일지, 휴강·보강
- 시험과 성적
- 수강료 청구·수납·환불·할인
- 강사 정산 확정과 지급
- 공지사항과 문자 발송
- 통계, 변경 기록, 개인정보 파기
강사
담당 반만. 같은 도구인데 범위가 좁혀져 있습니다.
- 담당 반의 명단과 시간표
- 출결부와 수업일지
- 시험 출제와 점수 입력
- 수업 자료 올리기
- 공지사항
- 내 정산 — 읽기 전용, 원장 표와 같은 계산
학부모 · 학생
자기 집만. 학부모가 거의 폰으로만 여는 화면입니다.
- 자녀의 시간표와 출결
- 성적과 수업 자료
- 등하원 기록과 체류 시간
- 미납 청구와 결제 버튼
- 월간 리포트 — 문자로 오는 링크가 이 화면
- 공지 확인
강사가 남의 반을, 학부모가 남의 집을 여는 길은 없습니다. 화면이 목록만 좁혀 보여 주는 것이 아니라, 자료를 꺼내는 조회가 범위를 반드시 받게 되어 있습니다. 빼먹을 수 있는 조건이 아니라서, 주소를 직접 쳐 넣어도 남의 반은 열리지 않습니다.
기능
빠진 게 있는지 여기서 확인하세요.
화면은 일흔 개입니다. 여섯 묶음으로 나눠 적었고, 묶음마다 원장·강사·학부모 화면이 함께 들어 있습니다.
원생 관리
상담 접수와 연락 이력, 학생·보호자, 등록 현황, 등하원 이력, 그리고 출결·미납·성적·재등록·장기 휴원 다섯 신호를 한 줄로 모은 관리 필요 학생.
수업 운영
반과 반 기간(개강·종강·정원·수강료), 월간·주간·일간 시간표, 출결부와 수업일지, 휴강과 보강, 대기자와 지난 대기 이력, 교재, 시험과 성적, 수업 자료.
수납
등록과 동시에 나가는 자동 청구, 항목별 청구서와 할인, 수기 수납, 온라인 결제와 환불, 미납 안내, 그리고 시급·월급·매출 배분 세 방식의 강사 정산.
소통
전체·반·개인 공지와 누가 확인했는지, 조건을 걸어 한 번에 보내는 문자와 발송 이력, 실패한 건만 골라 다시 보내기, 월간 리포트.
설정 · 운영
학원 정보와 알림 문구, 학원 기간, 과목·교재·교실 카탈로그, 계정 발급, 변경 기록, 개인정보 파기, 그리고 처음 여는 학원을 위한 시작 가이드와 엑셀 일괄 등록.
인쇄 · 내보내기
월간 리포트와 반 리포트를 A4로 뽑습니다. 학생·출결·청구·성적·강사 정산은 화면에 걸린 필터 그대로 엑셀이 됩니다. 화면이 보는 숫자와 파일의 숫자가 같습니다.
저절로
네 가지 문자가 저절로 나갑니다. 밤에는 나가지 않습니다.
사람이 기억해서 보내야 하는 문자는 언젠가 안 갑니다. 반대로 잘못 나간 문자는 되돌릴 수 없어서, 저절로 보내는 일에는 안전장치가 함께 있어야 합니다.
- 결석 알림
- 출결부를 저장하는 순간. 지각도 포함할지는 학원이 정합니다
- 등하원 알림
- 로비 태블릿에서 학생이 보호자 번호 뒷 네 자리로 자기를 찾아 찍을 때
- 미납 안내
- 납부 기한이 지난 청구에. 같은 청구에 다시 보내기까지 기본 7일을 둡니다
- 월간 리포트
- 매달 정한 날(기본 5일)에 학생당 한 번
문자가 나가는 시간대
0시오전 9시 ~ 저녁 8시24시
문자에 성적을 적지 않습니다.
월간 리포트는 링크로 보냅니다. 문자는 잘못 간 번호로도 그대로 읽히지만, 링크를 연 화면은 그 집만 엽니다.
실패한 문자는 보낸 것으로 표시하지 않습니다.
그래야 다음 회차에 다시 나갑니다. 반대로 하면 실패한 집은 영영 못 받고, 아무도 그 사실을 모릅니다. 묶음 발송의 재발송 버튼은 실패한 건만 다시 보냅니다.
연락할 보호자는 한 명으로 정해집니다.
주보호자가 있으면 그 사람, 없으면 가장 먼저 연결된 사람. 부모 둘 다 등록된 집에 같은 문자가 두 번 가지 않습니다.
도입 첫 주
쓰던 엑셀 한 파일이면 첫 주부터 돌아갑니다.
처음 여는 학원이든 다른 프로그램을 쓰던 학원이든, 사람을 한 명씩 손으로 넣는 일부터 시작하지 않습니다.
- 1일차
학원을 만듭니다
학원 이름과 연락처, 과목과 교실을 넣습니다. 남은 순서는 시작 가이드가 알려 줍니다. 체크박스를 눌러 표시하는 방식이 아니라 실제로 들어온 자료를 보고 판단하므로, 다 됐다고 해 놓고 비어 있는 일이 없습니다.
1번째 단계 - 2일차
엑셀 한 파일을 올립니다
학생·반·기간·시간표·입과 다섯 시트. 서식은 내려받으면 되고, 쓰던 표를 그대로 붙여 넣어도 됩니다.
2번째 단계 - 3일차
틀린 줄을 잡습니다
미리보기가 저장 전에 걸러 냅니다. “찾을 수 없습니다”로 뭉뚱그리지 않고 왜 안 되는지를 말합니다. 퇴원한 학생이면 “복귀 처리 후 등록해 주세요”까지 적어 줍니다.
3번째 단계 - 그 주 안에
출결을 넣기 시작합니다
시간표가 채워지면 그날 수업이 출결 화면에 뜹니다. 결석 문자가 저장과 동시에 나갑니다.
4번째 단계 - 그 달 말
돈이 돕니다
청구가 나가고, 미납 안내에 결제 링크가 붙고, 실제로 한 수업에서 강사료가 나옵니다.
5번째 단계
맡기는 일
학생 정보를 남의 서버에 두는 일입니다.
학생과 보호자의 정보는 학원의 것이고, 이 프로그램은 그것을 대신 보관합니다. 밖에서는 확인할 길이 없는 부분이라, 무엇을 어떻게 하고 있는지 적어 둡니다.
모든 변경이 자동으로 남습니다.
누가 언제 무엇을 바꿨는지가 한 줄씩 쌓입니다. 데이터베이스에 쓰는 모든 길이 그 기록을 지나가게 해 두었습니다. 기능마다 따로 챙기는 방식이었다면 언젠가 한 군데는 빠뜨렸을 겁니다.
학원끼리 자료가 섞이지 않습니다.
학원마다 데이터베이스의 방이 따로 있습니다. 한 표에 학원 번호를 붙여 두고 조회할 때마다 거르는 방식이면 그 조건을 한 번 빠뜨린 화면이 남의 학원 학생을 보여 주는데, 방이 다르면 빠뜨릴 조건 자체가 없습니다.
계정을 끄면 그 자리에서 막힙니다.
퇴사한 강사가 이미 로그인해 둔 브라우저에서도 다음 요청부터 막힙니다. 로그인할 때만 확인하면, 끈 계정이 토큰이 만료될 때까지 계속 열려 있습니다.
비밀번호를 저희도 모릅니다.
되돌릴 수 없게 바꿔 저장하므로 화면에도 로그에도 다시 나오지 않습니다. 원장이 발급해 준 비밀번호는 받은 사람이 처음 들어올 때 반드시 바꾸게 됩니다.
백업에서 실제로 복구해 봤습니다.
“백업합니다”는 누구나 하는 말이고, 되돌려 보지 않은 백업은 백업이 아닙니다. 실제로 되돌려 보다가 복구가 막히는 자리를 찾아 고쳤습니다.
지울 자리가 있습니다.
퇴원하거나 상담이 끝난 지 1년이 지난 개인정보를 목록으로 보여 줍니다. 원장이 무엇이 지워질지 보고 누릅니다.
학생·보호자의 개인정보에 대한 개인정보처리자는 학원이고, 저희는 학원의 위탁을 받아 처리하는 수탁자입니다. 어떤 항목을 얼마나 보관하고 어떻게 파기하는지는 개인정보처리방침에 적어 두었습니다.
정직하게
안 되는 게 아니라, 안 하는 것입니다.
기능 목록을 늘리는 대신 일부러 거절한 것들입니다. 왜 안 하는지도 함께 적었습니다.
자리가 나도 대기자를 자동으로 등록하지 않습니다.
이 프로그램에서 등록은 곧 청구입니다. 집에 묻지 않고 넣으면 돈을 청구하는 일이 됩니다. 화면은 “자리가 났다”까지만 말하고 사람이 누릅니다.
개인정보를 자동으로 파기하지 않습니다.
되돌릴 수 없는 일에 “그날이 되어 알아서 지웠습니다”는 답이 될 수 없습니다. 퇴원 1년이 지난 대상을 목록으로 보여 주고, 원장이 확인한 뒤 누릅니다.
변경 기록을 자동으로 지우지 않습니다.
스스로 조용히 지우는 기록은 이미 기록이 아닙니다. 모든 변경이 자동으로 남고, 지우는 것은 기간을 정해 사람이 합니다.
확정한 강사료를 다시 계산하지 않습니다.
확정은 “이 금액이 맞다”는 뜻입니다. 나중에 시급이 오르거나 지난달 수업이 하나 더 들어와도 이미 확정한 달은 움직이지 않습니다.
지점은 아직 나누지 않습니다.
지금은 건물과 교실까지입니다. 캠퍼스가 여럿인 학원은 아직 이 프로그램의 대상이 아니고, 필요해지면 건물 위에 한 단계를 얹을 자리는 열어 두었습니다.
결제와 문자는 학원이 쓰는 제공자를 연결해 드립니다. 어느 곳을 붙일 수 있는지는 문의 주시면 말씀드리겠습니다.
남은 질문
먼저 물어보신 것들.
상담에서 실제로 나온 질문만 적습니다. 여기 없는 것이 궁금하시면 아래로 물어봐 주세요.
- 쓰던 프로그램의 자료를 옮길 수 있나요?
- 엑셀로 뽑을 수 있으면 됩니다. 학생·반·기간·시간표·입과 다섯 시트를 한 파일로 올리면 되고, 표를 그대로 붙여 넣어도 됩니다. 미리보기가 저장 전에 틀린 줄을 먼저 잡아 주며, 왜 안 되는지까지 말합니다.
- 문자 비용은 따로인가요?
- 네, 학원이 쓰는 발송 제공자를 통해 나가고 비용도 학원이 냅니다. 자동 발송 네 가지(결석·미납·등하원·월간 리포트)는 각각 켜고 끌 수 있어서 필요한 것만 쓰시면 됩니다.
- 우리 학원 자료를 나중에 가져갈 수 있나요?
- 자료는 학원의 것입니다. 이용하시는 동안 학생·출결·청구·성적·강사 정산을 화면에 걸린 필터 그대로 엑셀로 뽑을 수 있고, 그만두시면 30일 동안 내려받을 수 있게 두고 파기합니다.
- 강사에게 계정을 줘도 되나요? 다른 반 학생까지 보이지 않나요?
- 담당 반만 보입니다. 배정하지 않은 반은 목록에 뜨지 않고, 주소를 직접 쳐 넣어도 열리지 않습니다. 퇴사하시면 계정만 끄시면 됩니다.
- 학부모가 앱을 깔아야 하나요?
- 아니요. 문자로 가는 링크를 누르면 브라우저에서 바로 열립니다. 미납 수강료 결제도 로그인 없이 그 자리에서 됩니다.
- 학원이 두 곳인데 한 화면에서 볼 수 있나요?
- 아직 아닙니다. 지금은 한 학원 안의 건물과 교실까지 나눕니다. 두 곳을 함께 보는 일은 아직 이 프로그램의 대상이 아닙니다.
시작하기
학원 이름과 반 이름만 알려 주시면, 다음 주 시간표까지 채워서 보여 드립니다.
쓰시던 엑셀이 있으면 그대로 보내 주세요. 학생·반·기간·시간표·입과를 한 파일로 올릴 수 있습니다. 그 자료로 만든 화면을 보고 결정하시면 됩니다.
폼이 불편하시면 메일도 좋습니다.webmaster@7jelly9fish.com
- 보내 주실 것
- 학원 이름과 반 이름이면 시작됩니다. 서식은 맞추지 않으셔도 되고, 엑셀에서 복사한 표를 그대로 붙여 넣으셔도 읽습니다.
- 받으실 것
- 학원 이름이 사이드바에 뜨고 반과 시간표가 채워진 화면입니다. 예시 데이터가 아니라 보내 주신 자료로 만듭니다.
- 답신
- 영업일 기준 하루 안에 적어 주신 연락처로 연락드립니다. 연락처는 문의에 답하는 데만 쓰고 그 밖의 곳에 넘기지 않습니다.